postheadericon ワークフローの活用

ブラインドタッチ

ワークフローとは、業務を簡略化することによって作業効率を上げるとともにミスや事故の発生を防ぐ効果のある仕事の流れをつくることです。
誰が行なっても同じ結果が出るようにフローチャート化することになりますが、その多くの部分を自動化することも含みます。例えば事務処理において、申請からその処理までを電子化するのもワークフロー化の一環となります。

そして最近では、クラウドを利用したグループウェアを活用することで、より効率化を進めることも多くみられます。
クラウドによるグループウェアは、情報と作業の共有化によって多くのメリットを生じるものですが、作業のマニュアルをスタッフ同士で確認し合うことも作業を行うことも可能であることを利用してワークフローに活用しているわけです。
その際に分からないことや疑問点は共有化によって解決され、周知されることになり誰もが同じ作業を行えるようになるわけです。
クラウドのグループウェアが業務の専門化を解消して、専任スタッフを不要とするわけです。
このメリットは、特定のスタッフがいないために業務の流れが止まることを防ぐことにあります。
ワークフローはまさに、この作業の流れをスムーズにすることにあるために、大きく寄与することになります。
クラウドを利用してのグループウェアによって、ワークフロー化は常に改善されることにもなります。
携わるスタッフによって常に作業しやすい形に作られ続けるわけです。

postheadericon ワークフロー作成方法

パソコンを操作する男性

ワークフローとは、いわゆる業務のフローチャート化のことです。
この通りの手順で行えば誰でも同じ結果をだせるという流れをつくることですが、どれほど煩雑な作業であっても簡略にすることがポイントとなります。
そして最近の傾向としては、クラウドによるグループウェアの利用が挙げられます。
その理由としては、まずクラウドを利用することによって必要なアプリケーションなどをグループウェアの外部サービスのクラウドに置くことで、自社で用意する必要が無い点と、そのアップデートなどのメンテナンス作業などが不要となる点があります。
また、サーバーを自社に置かないことでかなりのコスト削減を行うことができます。データもクラウドに置きますので、その管理も不要となります。

これらの管理が不要となることそのものがワークフロー化につながるわけです。
また、グループウェアを利用することによって、情報を共有することで、それを伝達する手間を大幅に減らすことができます。
この流れもワークフローにすることが可能です。
また、必要なアプリケーションを利用する端末に入れる必要が無いために、どこからどんな端末でもアクセスさえできればすぐに業務にとりかかることができます。
このグループウェアの手軽さもワークフローに大きく寄与するというわけです。
あとは、必要な作業の流れを自動化したり条件によって分岐する流れをあらかじめ作業化しておくことにより、短時間で作業を済ませることができるようになります。

postheadericon 業務の円滑化

パソコンを見る男性

ワークフローは、グループウェアの中で、特に一定の手順を要するような作業を簡略化する機能があります。
たとえば、消耗品の補充発注の際に、保存された申請書などのテンプレートを自動的に選択する申請機能です。
これによって発注するごとに、申請書の様式を選択する手間を省くことができます。
他にも、承認印を自由に設定できるなどの承認機能、クラウドに保存されているデータを検索することのできる検索機能など、ワークフロー自体にも複数の機能があります。
ワークフローを採用することで、従来必要であった、業者間の情報のやり取りを省略することができるため、業務の円滑化が可能となるのです。
特にワークフローをグループウェアと併用することにより、文書や情報は、電子メールまたはデータベースの機能によって関係企業間で相互に利用することを可能にします。

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